今回はBacklogでの進捗率の見方について紹介します。
プロジェクト管理ツールで一番の目的はプロジェクトの進捗を把握することです。
手っ取り早いのが進捗率を出すのが一番です。
進捗率の数字はプロジェクトがどのくらい進んでいるのかが分かる明確な基準です。
- どんなタスクがあるのか？
- そのタスクの期限はいつか？
- どのくらい進んでいるのか？
上記のことが一目見て分かるのがBacklogの特徴。
その見方を紹介します。
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進捗が確認できる3つの方法
ガントチャートで進捗率をチェックする！
ガントチャートは縦の項目に課題・タスクが表示され、横の項目に日程が表示されます。
ガントチャートを見るだけで、どんなタスクがあって、各々のタスクの期限が一目で分かります。
更にBacklogでは「未対応」「処理中」「処理済み」「完了」などのカテゴリにて色分けされているので、プロジェクトの状況が可視的に分かります。
全体の中で「完了」のものがどの割有りであるかによって進捗率が分かります。
また、「未対応」のもの「処理中」のものがどのくらいあるのかでプロジェクトの稼働率が分かります。
カテゴリー設定で進捗率をチェックする！
Backlogでは課題にカテゴリが設定されます。
未対応なものなのか、処理中なのか、処理済みなのか、完了なのか設定できます。
カンバンボードでタスクの進捗率をチェックする！
カンバンボードはご存じの通り、課題やタスクをカード形式で状態を把握するものです。
それぞれのボードが各カテゴリに位置しています。
ですので「完了」のカテゴリのボード数を全体のボード数で割ったやれば進捗率が分かります。
ボードの画面を見れば視覚的にもプロジェクトの進捗具合が一目でわかります。
進捗率の定義について
進捗率の定義をプロジェクト内で明確にしておかないと進捗具合に正確性が失われる例がたくさんあります。
進捗率の定義、付け方はあいまいにせずプロジェクト内で初めに明確にする必要があります。
担当者ごとに考え方・付け方が異なると、その発覚がプロジェクト後半になると大きな差になり、取り返しのつかない自他になる恐れがあります。
ある担当者は主観的に進捗を決め、ある担当者は工数から工数資料の面から進捗を付けたり、ある担当者はマイルストーンを決めその体制個数でつけたりとばらばらだとプロジェクトを通して全天体的な進捗率が求められません。
どんな付け方をするかは、そのプルジェクトに応じた方法を取り入れればよいので、意思統一だけは明確にしておきましょう。
Backlogでの実績時間について
バックログでは課題の属性項目に「実績時間」を入力する項目があります。
ここに課題に対する作業・処理に費やした時間を入力します。
この「実績時間」の項目はプロジェクトの基本設定にて「チャートを使用する」にチェックを入れると表示する項目となっています。
進捗管理や工数管理をするためには重要な項目となりますので、必ず「チャートを使用する」にチェックを入れて表示させて、必ず入力するようにしましょう。
ガントチャートで予定と実績を把握する
プロジェクトのを管理するのに課題・タスクに必要な工数や期間・日数を把握することは必須です。
その把握のためには予定の工数・期間・日数と実際にどれだけ必要としたのかを管理する必要があります。
予定より早くタスクが完了すればいいですが、予定よりも多くの工数日数を要した場合他のタスクの工数に影響してきます。
この予定と実績（予実管理）の管理はBacklogではガントチャートにて確認することができます。
それも先ほどの実績時間と予定期日を入力しておく必要があります。
実績時間と同じようにプロジェクトの基本設定にて「チャートを使用する」にチェックを入れおく必要があるので忘れずに設定して、入力するようにしましょう。
進捗管理を行う際の３つのチェック項目
プロジェクトの進捗管理を行う際に良く見落としがちなチェック項目を紹介します。
まずはこの3つに注目しながら進捗管理を行うと間違いが少なくなりますよ。
期限日を過ぎているタスクは危険信号
まず１つめはタスクの期限日が過ぎていないかです。
1番初めにチェックしないといけない項目ですよね。
期限を過ぎると他のタスクに影響が及んできます。
そうなるとプロジェクト全体の進捗が遅れてきます。
特に他のタスクに連携していて影響のあるものは重点的に監視しておきましょう。
もし、チェックして想定外の問題が起きているようなら早急に問題解決に取り掛かりましょう。
思いのほか作業や処理をしていると当初の思惑とは違い大きなタスクだったことはよくあることです。
早めの状況判断と対応が必要となってきます。
必要ならリスケをすることも念頭に入れましょう！
処理中のタスクは要チェック
次に処理中のタスクについてです。
ここは期限の内のタスクですね。
既に動いているので、随時状況が変わってきている場面です。
順調に作業が進んでいるか、マイルストーンなどを確認しながら状況は確認しておきましょう。
期日が守れていれば、その範囲内でどんな問題が起きても対応していきます。
未着手のタスクにも気を配る
遅延のタスクもなく、作業中のタスクも順調に進んでいるようなら、未着手のタスクのチェックも行っていきましょう。
特に重要度の高いタスクが残っていれば、作業前の確認をしておきましょう。
ここまで目が届いていれば、順調にプロジェクトは進んでいます。
せっかくプロジェクト管理ツールを導入したのなら、状況把握の材料は整っています。
確認作業に重点を置いて最後までプロジェクトの進捗管理を進めていきましょう！
進捗管理が上手くいかない原因
タスクの登録や管理、課題のスケジュールの管理ができていれば、プロジェクトは滞りなく進んでいくはずです。
しかしそれでも進捗管理がうまくいかないケースがあります。
それは、進捗の定義が曖昧になっている場合です。
人によっては主観的に作業消化を考えて進捗を登録管理していたり、人によっては工数の消化によって進捗を登録管理していたりなどバラバラの判断で行っている場合は進捗が目に見えない場合があります。
目に見えてる部分だとうまく進捗しているプロジェクトも、一定期限を超えてくるとスケジュールが破綻している場合があります。
対処法としては、進捗・進捗率の定義をチーム内で定義しておく。
その定義した内容はWikiなどでいつでもチーム内のメンバーが確認できるようにしておく。
また、進捗会議などを定期的に行って、チーム内のコミュニケーション・信頼関係を築く必要があります。
チーム内の雰囲気を良くしておくと、色んな問題点もすぐに解決できるような組織になります。
まとめ
今回は進捗率の見方と考え方について紹介しました。
プロジェクト管理ツールを利用すると色んな便利なツールが使えてエクセルなどで管理するのと比べて管理が楽になります。
しかし盲点もあるので、メンバーの意識なども注意しないと宝の持ち腐れになります。
是非、プロジェクト管理ツールを使いこなしてプロジェクトの運用に役立ててください。
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