今回は、GoogleAppsScript(GAS)を用いてスプレッドシートで管理しているタスクとGmailを連携させて、完了したタスクの報告メールを自動的に送信してくれるツールの作り方をお伝えしていきます。
初めてGASでプログラミングを行う方でもわかりやすいように、ステップごとに手順をまとめてご紹介します。
サンプルコードも提供しますので、誰でも今日から利用できます。本記事を最後まで読んで、タスク管理やメール作成の時短に活用してください。
報告メールの手間をGASで一気に解決！自動化で効率UP
報告メールは、日々の作業の中でも意外と面倒な作業です。送信を忘れて怒られた経験がある方もいるかもしれません。また、タスク管理表を利用している場合、タスク表に完了を記載してからメールを送るという管理が煩雑になりがちです。
そこで、GASを使ってスプレッドシートとGmailを連携させ、タスク管理と報告メールの送信を同時に行ってしまいましょう！
この方法を行うメリットは、主に以下の3点です。
GASとスプレッドシートを組み合わせることで、手動の報告作業を自動化し、業務効率を上げながらヒューマンエラーを減少させることが期待できます。
報告メール送信スクリプトの仕様
今回は、以下のような機能を持つ報告メール送信スクリプトを作成していきます。
- タスク管理用のスプレッドシートにてタスク完了の登録をすると起動
- 完了したタスクの内容を読み取り報告メールを送信
- 送信したタスクは、報告ステータス列に「報告済」と表示
- 報告メールは、以下の定型文で送信
以下タスクが完了しました。
【完了タスク】
タスク名：<タスク管理表上のタスク名>
タスク詳細：<タスク管理表上のタスク詳細>
期限：<タスク管理表上の期限>以上、確認お願いします。
事前準備：タスク管理用のスプレッドシートを作成
まずは、タスク管理用のスプレッドシートを作成します。
- Googleドライブにアクセスします。
ウェブブラウザからGoogleドライブにアクセスして、「ドライブを開く」をクリックします。
Googleアカウントにログインしていない場合は、ログインページにアクセスしてから次のステップに進んでください。
新規ボタンをクリックし、スプレッドシートを作成します。
列名とファイル名を設定します。列名として1行目に以下を入力します。
- ステータス
- タスク名
- タスク内容
- 期限
- 報告ステータス
ファイル名は「タスク管理用スプレッドシート」とします。
そのままコピペできる列名はこちら。
| ステータス | タスク名 | タスク内容 | 期限 | 報告ステータス |
GASで日報送信スクリプトを作成しよう
いよいよGoogleAppsScriptを記述していきます。
先程作成したGoogleスプレッドシートにて拡張機能-AppsScriptをクリックします。
AppScript画面に切り替わります。
まずは、簡単にAppsScript画面についてご説明します。
手始めにプロジェクト名を変更してみましょう。
今回は、メール送信スクリプトなので「CompTaskSendMail」に変更しましょう。
続いてプログラムを記述していきます。
今回作成するプログラムの完成形は以下になります。
ITツールの匠ストア「GAS活用！スプレッドシートのタスク表を使った報告メールの時短提出法【コピペOK・ソースコード付き】」はこちら >>
新着メールを受信して翌日に自動的にスプレッドシートに転記されていれば成功です。
動作確認
スクリプトが完成したので実際に動かして見ましょう。
メールが送信されるため、メールアドレスの設定には十分に注意しましょう。
タスク登録用スプレッドシートにタスクを記入します。
コピペ用データ。
| 完了 | 資料作成 | A社向けの資料を作成する | 2025/04/16 | 未送信 |
リマインドメールが送られれば成功です。
上手くメールが送信されない・・・そんなときはココをチェック
GASでメール送信が上手くいかない場合、スプレッドシートのデータやスクリプトに問題があることがあります。
サンプルデータを使用して、設定が正しいか確認してみましょう。
スプレッドシートのサンプルデータ
| ステータス | タスク名 | タスク内容 | 期限 | 報告ステータス |
|---|---|---|---|---|
| 完了 | 月次レポート作成 | 8月分の月次レポートを作成 | 2023/09/10 | |
| 未完了 | 会議資料準備 | 次週の会議資料を準備 | 2023/09/15 | |
| 完了 | 顧客対応 | 顧客からの問い合わせ対応 | 2023/09/08 | 送信済 |
| 完了 | チームミーティング | チーム会議を設定する | 2023/09/12 |
各列の意味
- ステータス: タスクの進捗状況（完了/未完了など）
- タスク名: タスクの名前
- タスク内容: タスクの詳細
- 期限: タスクの締め切り日
- 報告ステータス: 報告メールの送信状況（空欄が未送信、”送信済”が送信完了）
このサンプルデータを使って、スクリプトが「ステータス」が「完了」かつ「報告ステータス」が空のタスクについて、自動で報告メールを送信し、「送信済」と記録されることを確認できます。
例として
- 「月次レポート作成」や「チームミーティング」が完了していて、報告ステータスが空欄であれば、これらが対象のタスクとなり、メールが送信されます。
- 「顧客対応」は既に報告ステータスが「送信済」なので、メール送信は行われません。
まとめ
今回は、GASを利用してスプレッドシートで作成したタスク表から自動的に報告メールを送信するツールについてご紹介しました。
本記事の内容をまとめると以下の通りです。
日々の業務で発生する報告メールや日報メールの作成は手間のかかる作業。
ですがGASを活用すれば、その手間を削減しながら業務の効率化が可能です。
今回の記事を参考にGASを使った業務効率化を図ってみてください。
【コピペOK】GoogleフォームとGASで自動返信を実装する方法も合わせてチェックしてみてください！
